Mit dem neuen Jahr, also ab 1. Januar 2025, wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Dies bedeutet, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen auszustellen, zu empfangen und zu archivieren. Diese Maßnahme soll die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen fördern und Steuerbetrug bekämpfen.

Anwendungsschreiben liegt im Entwurf vor

Mit der Einführung der E-Rechnung müssen Unternehmen ihre Prozesse ändern und neu strukturieren. Das Bundesfinanzministerium plant, hierzu ein Anwendungsschreiben zu Beginn des 4. Quartals zu veröffentlichen. Der Entwurf liegt Verbänden zur Stellungnahme bereits vor.

Dennoch sollten sich Unternehmen bereits jetzt mit der Neuregelung befassen.

Das Empfangen von Rechnungen

Wichtig: hier gibt es keine Übergangsregelung!

Als Rechnungsempfänger müssen Unternehmen ab 01.01.2025 elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen können. Hierfür reicht es aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Es können aber auch andere elektronische Übermittlungswege zwischen den Beteiligten vereinbart werden.

Die Ausstellung von Rechnungen

Die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen wurden neu gefasst. 

Kernpunkt: Die obligatorische E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze). Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € sowie Fahrausweise.

Anders als beim Empfangen von Rechnungen, gelten beim Ausstellen von E-Rechnungen Übergangsregelungen:

• Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre – Pflicht ab 2027
• Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 € im Jahr 2026 gelten drei Jahre – Pflicht ab 2028

Weitere Informationen zu den Übergangsregeln sind dann im Anwendungsschreiben aufgeführt.

Zulässige Formate der E-Rechnung

Generell gilt: E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden.

Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss vor allem gewährleisten, dass die Rechnungspflichtangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Die Verwendung von strukturierten Formaten, die auf der Norm EN 16931 beruhen, ist immer zulässig. Unter bestimmten Voraussetzungen sind auch andere Formate möglich. Ein Beispiel für ein E-Rechnungs-Format wäre die XRechnung. Rechnungen im PDF-Format sind nicht geeignet, das ist keine E-Rechnung!

Umfang, Übermittlung und Empfang

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.

Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen z. B. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht. Die Übergabe der XML-Datei auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form.

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung oder ist dazu technisch nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerlichen Pflichten des Ausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Aufbewahrung der E-Rechnung

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (beispielsweise Buchungsvermerke), sind diese ebenfalls so aufzubewahren.

Interessante Informationen dazu finden Sie auch auf der Seite des Bundesministerium des Inneren.

Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger können von der E‑Rechnung bezüglich Kosteneinsparung, Effizienz und Transparenz profitieren.

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